8.3. Modul 14 XRechnung
Zusatzmodul zu PDF Rechnungen zur Erstellung reiner XRechnungen im XML Format oder im Hybridformat ZUGFeRD.
Musterdateien (XML-XRechnung / PDF-ZUGFeRD) können auf unsere Webseite unter FAQ runtergeladen werden.
Die XRechnung ist der in Deutschland gültige XML-basierte Standard für die elektronische Rechnungsstellung, die zur automatisierten Verarbeitung von Rechnungen dient. Der Standard wurde eingeführt, um den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern (B2G) zu vereinheitlichen und wird seit 2025 auch im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) Pflicht. Die XRechnung basiert auf der europäischen Norm EN 16931, die einen Mindeststandard für elektronische Rechnungen vorgibt.
ZUGFeRD ist ein hybrides Datenformat für elektronische Rechnungen, das eine maschinenlesbare XML-Datei und eine für den Menschen lesbare PDF/A-3-Datei kombiniert. Entwickelt vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), ermöglicht dieses branchenübergreifende Format den automatisierten Rechnungsaustausch und ist die Grundlage für die E-Rechnung in Deutschland, wodurch Prozesse vereinfacht, Kosten gesenkt und die E-Rechnungspflicht erfüllt werden können.
Zur Erstellung der genannten Rechnungen sind einige zusätzliche Angaben von dem Rechnungsempfänger notwendig.
Bei erforderlicher XRechnung muss zusätzlich bei "Abbuchung" der Haken "XRechnung" gesetzt sein.
Hier ist dann zwingend eine Leitweg-ID erforderlich.
XML Rechnungen können zwar per Mail versendet werden, werden im allgemeinen über bestimmte Portale verarbeitet.
Diese Information muss der Rechnungsempfänger bereitstellen. Bei Rechnungsempfang über die genannten Plattformen ist es in der Regel notwendig einen Account zum Versenden der Rechnungen zu erstellen.
Unternehmen empfangen XRechnungen über Plattformen wie das Zentrales Rechnungseingangstor (ZRE) und das OZG-RE Portal, oder direkt per E-Mail.
XRechnungen werden durch spezialisierte Rechnungssoftware verarbeitet, die das rein maschinenlesbare XML-Format der Rechnung automatisch ausliest und in die Buchhaltung integriert. Dieser Prozess umfasst das automatisierte Auslesen der Rechnungsdaten, die Übernahme in digitale Prüf- und Freigabeworkflows und die Weiterverarbeitung in Buchhaltungs- oder ERP-Systemen. Ziel ist es, den Rechnungsstellungsprozess zu beschleunigen, Fehler zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.